Waar moet je op letten als de NVWA een controle op plantenpaspoorten aankondigt?

Een controle op plantenpaspoorten valt of staat bij de vraag of je een willekeurige partij op het erf kunt terugvinden in je administratie. Deze checklist loopt langs alles wat daarvoor moet kloppen, van de registratie tot de laatste pakbon. Loop hem één keer rustig langs, dan is de dag zelf een kwestie van meelopen en laten zien.

Waar de controle in de kern over gaat

Bedrijven moeten geregistreerd zijn bij de NVWA en zijn zelf verantwoordelijk voor de afgifte van het plantenpaspoort, dat sinds 14 december 2019 verplicht is op grond van EU-verordening 2016/2031 voor het verhandelen van planten binnen de Europese Unie. Omdat niemand jouw etiketten vooraf goedkeurt, kijkt de toezichthouder achteraf of het systeem eronder deugt.

De inspecteur toetst in de praktijk drie verbanden:

• van etiket naar partij: verwijst de code op de pot naar een bestaande partij in je administratie;
• van partij naar herkomst: is te zien waaruit die partij is ontstaan;
• van partij naar afnemer: is vastgelegd waar delen van die partij naartoe zijn gegaan.

Alles hieronder dient om die drie verbanden hard te maken. Het achterliggende kader staat in ons artikel over wat de plantgezondheidsverordening van je kwekerij verlangt.

Checklist 1: registratie en bedrijfsgegevens

• De registratie bij de NVWA is actueel en dekt alle locaties waar je planten teelt, opslaat of verhandelt.
• Het registratienummer dat op de etiketten staat, is hetzelfde nummer als in de registratie.
• De inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel klopt, met het KVK-nummer van acht cijfers en een SBI-code die past bij wat je werkelijk doet.
• Nieuwe teeltlocaties, gehuurde percelen of een extra containerveld zijn doorgegeven en niet blijven hangen in het hoofd van de bedrijfsleider.
• Er is één persoon aanwijsbaar verantwoordelijk voor de afgifte van paspoorten, met een vervanger voor vakantieperiodes.

Checklist 2: de etiketten op het erf

Loop met deze punten een ronde over de tafels en het veld, alsof je zelf de inspecteur bent.

• Elke partij die voor de handel bestemd is, is voorzien van een paspoort dat leesbaar en bevestigd is.
• Op het etiket staan de botanische naam, jouw registratienummer, de traceerbaarheidscode van de partij en het land van oorsprong.
• De code op het etiket is dezelfde als de code in het systeem, niet een oudere versie van dezelfde partij.
• Er liggen geen losse, blanco of half ingevulde etiketten in de schuur die per ongeluk gebruikt kunnen worden.
• Etiketten van vorige seizoenen zijn verwijderd van potten en karren die opnieuw zijn gevuld.
• Bij gemengde karren is per partij duidelijk welk etiket bij welke planten hoort.

Dit is ook de plek waar de meeste tekortkomingen ontstaan. Welke dat zijn en hoe je ze structureel voorkomt, staat in ons overzicht van de fouten die op het plantenpaspoortetiket het vaakst voorkomen.

Checklist 3: partijen en herkomst

• Elke partij heeft een unieke code die nergens opnieuw is gebruikt.
• Bij elke partij staat waar hij vandaan komt: een eigen moederplantenblok, een stekleverancier of een inkooppartij.
• Splitsingen zijn vastgelegd, met de nieuwe partijen die naar de oorspronkelijke partij verwijzen.
• Samenvoegingen zijn vastgelegd, waarbij de nieuwe partij alle herkomsten behoudt.
• De standplaats klopt: de partij staat werkelijk op de tafel, in de kap of op het veld waar het systeem hem plaatst.
• Ontvangen paspoorten van ingekochte partijen zijn bewaard en gekoppeld aan de partij die je er zelf van hebt gemaakt.
• Partijen die zijn uitverkocht, zijn niet gewist maar op non-actief gezet, zodat de historie zichtbaar blijft.

Dat laatste punt heeft een praktische reden: je administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Een partij die je vandaag opruimt, kan over jaren nog nodig zijn om een vraag te beantwoorden.

Checklist 4: leveringen en uitgaande stroom

• Van elke levering is vastgelegd wanneer die is gedaan, aan wie en om hoeveel planten het ging.
• De partijcode staat op de pakbon, zodat de administratieve en de fysieke stroom bij elkaar komen.
• Facturen bevatten de wettelijke gegevens, waaronder de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving, de hoeveelheid en de datum van levering.
• Voor leveringen binnen Nederland is het algemene btw-tarief van 21 procent toegepast en bij intracommunautaire leveringen aan een ondernemer in een andere lidstaat het tarief van 0 procent.
• Retouren en afkeuringen zijn als aparte gebeurtenis vastgelegd bij de partij, niet stilzwijgend weggeboekt.
• Bij verkoop op afstand aan particulieren is een paspoort meegestuurd, ook als het om één plant ging.

Checklist 5: de administraties eromheen

Een inspecteur die op het erf staat, kijkt zelden naar één ding tegelijk. Zorg dat de aangrenzende registraties ook op orde zijn.

Administraties die vaak in hetzelfde gesprek langskomen

Onderwerp	Wat je paraat hebt
Gewasbescherming	Het bewijs van vakbekwaamheid van de toepassers en de administratie van de toepassingen, met onder meer perceel, middel, dosering en datum
Inkoop	Facturen en pakbonnen van plantmateriaal, met de ontvangen paspoorten erbij
Verkoop	Pakbonnen en facturen waarop de partijcodes staan
Personeel	Wie welke handelingen mag registreren en afgeven, en hoe dat is vastgelegd
Locaties	Een plattegrond of indeling van tafels, kappen en velden die overeenkomt met de standplaatsen in het systeem

De week voor het bezoek

Een aangekondigd bezoek geeft je tijd om de losse eindjes weg te werken. Onaangekondigd kan ook, en dan is dit lijstje juist het bewijs dat je het hele jaar door op orde bent.

• Draai een lijst van partijen zonder herkomst en vul die gaten aan met de bon of de teeltnotitie erbij.
• Zoek partijen op die volgens het systeem nog bestaan maar in werkelijkheid weg zijn, en boek ze correct af.
• Controleer of alle leveringen van de afgelopen maanden aan een partij hangen en niet alleen op een pakbon staan.
• Vervang etiketten die door zon, regen of beregening onleesbaar zijn geworden.
• Leg vast wie er die dag rondloopt en waar de administratie te openen is, ook als de eigenaar op de veiling zit.

Blijkt er bij zo'n ronde iets structureel mis te gaan, los dat dan op in de werkwijze en niet alleen in de gegevens. Een gat dat door een gewoonte ontstaat, komt anders binnen een paar weken terug.

De dag zelf, stap voor stap

1. Zorg dat iemand met bevoegdheid aanwezig is en dat die persoon toegang heeft tot de administratie, niet alleen tot de kas.
2. Vraag aan het begin waar de controle zich op richt, zodat je gericht kunt tonen in plaats van alles open te trekken.
3. Loop de ronde over het erf mee en laat de inspecteur zelf een partij aanwijzen.
4. Open die partij in het systeem en toon de keten: herkomst, splitsingen, standplaats en leveringen.
5. Laat zien welke gegevens op het afgegeven etiket stonden en wanneer dat is afgedrukt.
6. Draai het overzicht uit of geef het als bestand mee als daarom wordt gevraagd.
7. Noteer aan het einde welke opmerkingen zijn gemaakt en welke afspraken zijn gemaakt.

Dit is precies het moment waarop een systeem zich terugbetaalt. In het partijoverzicht van Plantpaspoort Pro open je een partij en zie je in één scherm waar hij vandaan komt, in welke partijen hij is opgesplitst en aan welke afnemers de delen zijn geleverd.

Na afloop: wat je vastlegt en verbetert

Een controle levert bijna altijd iets op, al is het maar een aanscherping. Leg daarom vast wat er is besproken, wie wat oppakt en wanneer het klaar is. Behandel opmerkingen niet als losse reparaties maar als een aanpassing van de werkwijze, anders staat dezelfde bevinding er volgend seizoen weer.

Drie verbeteringen die vaak het meeste effect hebben:

• etiketten uitsluitend laten afdrukken vanuit de partijgegevens, zodat overtypen onmogelijk wordt;
• het registreren van een splitsing verplicht maken op het moment dat planten van tafel gaan;
• een vaste wekelijkse controle waarbij iemand tien willekeurige etiketten op het erf naast het systeem legt.

Wil je zien hoe zo'n keten er over een heel seizoen uitziet, lees dan hoe wij een partij volgen van stek tot verkoopbon. De achtergrond bij deze checklists komt van Jimenez Julien, die schrijft over registratieplichten in de kwekerij.

Conclusie: een controle is een steekproef op je gewoontes

De inspecteur beoordeelt geen ordner, maar een werkwijze. Als partijen ontstaan met een herkomst, als elke splitsing wordt vastgelegd en als etiketten uit die gegevens rollen, dan is een controle een rondje over het erf met een paar schermen erbij. Plantpaspoort Pro is daar precies op ingericht, met de keten van een partij als uitgangspunt en niet als bijproduct.

Wil je deze checklist een keer op je eigen bedrijf langslopen met de software erbij, vraag dan een demonstratie aan via het contactformulier. Vermeld welke gewassen je kweekt en met hoeveel locaties je werkt, dan bereiden we het gesprek daarop voor.