Privacyverklaring van Plantpaspoort Pro

Wie verantwoordelijk is

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, uitgever van Plantpaspoort Pro. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy schrijf je naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen een eerste reactie.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Wij houden ons daaraan, ook waar de plicht klein is: onze verwerkingen zijn beperkt, maar wij leggen ze wel vast in een verwerkingsregister zoals artikel 30 AVG dat vraagt. De uitzondering voor kleine organisaties gaat in de praktijk vrijwel nooit op, dus wij rekenen er niet op.

Twee rollen: de site en de software

Het is belangrijk om twee dingen uit elkaar te houden, omdat de rol van MLJ per onderdeel verschilt.

Deze website

Voor de pagina's die je nu leest en voor het contactformulier is MLJ verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf welke gegevens wij vragen en waarom.

De software Plantpaspoort Pro

Zodra een kwekerij of tuincentrum het product gebruikt, is dat bedrijf zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die het invoert. MLJ is dan verwerker en werkt uitsluitend in opdracht. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, waarin staat wat wij met de gegevens mogen doen en wat er gebeurt als de overeenkomst eindigt.

Gegevens via het contactformulier

Vul je het formulier op de startpagina in, dan ontvangen wij de gegevens die je daar zelf invult:

• je naam;
• je e-mailadres;
• de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
• het onderwerp van je aanvraag, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Tafel, Kas of Kwekerij;
• de omschrijving van je situatie in het tekstvak, waarin vaak staat welke gewassen je kweekt en hoe je nu registreert.

Daarnaast legt de formulierdienst technische gegevens vast die bij de inzending horen, zoals het tijdstip. Die zijn nodig om spam te herkennen en om een inzending terug te kunnen vinden. Wij vragen nooit om een burgerservicenummer, een geboortedatum of gezondheidsgegevens, en wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.

Gegevens in de partijadministratie

Een plantenpaspoortadministratie draait om partijen, niet om personen. Toch komen er persoonsgegevens in voor, en het is eerlijker om dat te benoemen dan om te doen alsof alles bedrijfsgegevens zijn. Bij gebruik van het product kunnen de volgende gegevens in het systeem staan:

• namen en contactgegevens van de medewerkers die partijen aanmaken, splitsen of etiketteren, met hun inloggegevens;
• de contactpersoon bij een leverancier van uitgangsmateriaal of bij een afnemend tuincentrum, met telefoonnummer en e-mailadres;
• de naam van een handelspartner die een eenmanszaak drijft, want dan valt de bedrijfsnaam samen met de naam van een persoon;
• het registratienummer waaronder een bedrijf bij de NVWA staat ingeschreven en dat op het paspoort terechtkomt;
• de historie van handelingen: wie wanneer welke partij heeft gesplitst, samengevoegd of uitgeleverd.

Die laatste categorie is precies wat de administratie bruikbaar maakt bij een controle en tegelijk het gevoeligste onderdeel. Wij gebruiken die historie alleen om de keten van een partij te kunnen tonen, nooit om het werktempo van individuele medewerkers te beoordelen, en wij leveren er geen rapportages over.

Waarom wij dit mogen verwerken

Voor het contactformulier verwerken wij je gegevens omdat jij ons een vraag stelt en wij die willen beantwoorden. Dat is een verwerking op jouw verzoek, in aanloop naar een mogelijke overeenkomst, en daarnaast ons gerechtvaardigd belang om als leverancier bereikbaar te zijn. Word je klant, dan is de verwerking nodig om de overeenkomst uit te voeren.

Voor de gegevens in de partijadministratie ligt de grondslag bij het bedrijf dat het product gebruikt. Dat bedrijf voert een administratie die het op grond van de plantgezondheidsregels moet kunnen tonen, en bepaalt zelf welke gegevens daarvoor nodig zijn. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Aanvragen via het formulier die niet tot een klantrelatie leiden

Twaalf maanden na het laatste contact, zodat wij een eerder gesprek nog kunnen terugvinden als je later opnieuw schrijft. Daarna verwijderen wij de inzending.

E-mailcorrespondentie

Zo lang als nodig is om de vraag af te handelen, en daarna maximaal twaalf maanden.

Facturen en boekhouding

Zeven jaar, omdat de wettelijke bewaarplicht voor de administratie zeven jaar bedraagt.

Partijgegevens in het product

Zolang de klant het abonnement heeft. De klant bepaalt zelf wat er wordt verwijderd. Wij zetten verkochte partijen op non-actief in plaats van ze te wissen, zodat de keten bij een terugmelding nog te volgen is. Na beeindiging van het abonnement kan de klant de volledige administratie exporteren; daarna verwijderen wij de gegevens binnen een redelijke termijn.

Wie de gegevens verder ziet

Wij verkopen geen gegevens en wij geven niets door voor reclamedoeleinden. Er zijn twee soorten ontvangers:

• Netlify, dat de site host en de inzendingen van het contactformulier verwerkt. Netlify treedt op als verwerker en mag de gegevens alleen voor die opdracht gebruiken.
• De verwerker waar de gegevens van het product staan opgeslagen, binnen de Europese Unie. Ook die partij werkt alleen in opdracht.

Daarnaast kan het voorkomen dat wij gegevens moeten verstrekken omdat een wettelijke verplichting daartoe dwingt. Gebeurt dat, dan informeren wij de betrokkene, tenzij dat wettelijk niet mag.

Opslag en doorgifte

De gegevens van het product worden opgeslagen bij een verwerker binnen de Europese Unie. Wij kiezen bewust voor opslag binnen de Unie, zodat de AVG onverkort van toepassing blijft en er geen aanvullende doorgiftevragen ontstaan. Verandert daar iets aan, dan melden wij dat vooraf aan onze klanten en passen wij deze verklaring aan.

Beveiliging en datalekken

De site en het product zijn alleen via een versleutelde verbinding bereikbaar. Toegang tot de administratie loopt via persoonlijke accounts, zodat handelingen aan een persoon te koppelen zijn. Wij bewaren geen gegevens die wij niet nodig hebben, want dat is de eenvoudigste beveiligingsmaatregel die er bestaat.

Gaat er toch iets mis, dan registreren wij het voorval intern. Levert het lek waarschijnlijk een risico op voor betrokkenen, dan melden wij het binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is er sprake van een hoog risico, dan informeren wij ook de betrokkenen zelf. Klanten die het product gebruiken, brengen wij direct op de hoogte zodra een lek hun administratie raakt.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. In gewone taal: je mag opvragen wat wij van je hebben, het laten corrigeren, het laten verwijderen, het gebruik ervan laten stilleggen, het in een bruikbaar bestand meekrijgen en bezwaar maken tegen een verwerking.

Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten je dat dan binnen de eerste maand weten. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

Gaat je verzoek over gegevens die in de administratie van een kwekerij of tuincentrum staan, dan zijn wij daarvoor verwerker en niet verantwoordelijk. Wij verwijzen je dan naar het bedrijf zelf en helpen dat bedrijf om je verzoek uit te voeren.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; de meeste klachten zijn met een e-mail opgelost. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert het product, komt er een verwerker bij of wijzigt de regelgeving, dan passen wij deze verklaring aan en zetten wij een nieuwe versiedatum boven aan de pagina. Klanten met een lopend abonnement krijgen een bericht als de wijziging hun administratie raakt.