Partijregister met herkomst
Elke partij krijgt een eigen code, een gewas, een aantal en een verwijzing naar de partij waaruit hij voortkomt. Wat je invoert blijft staan, ook als de partij later opgaat in een andere.
Voor kwekerij en tuincentrum
Elke partij traceerbaar, elk plantenpaspoort kloppend
Plantpaspoort Pro legt herkomst, splitsingen en afgiftes van elke partij vast, zodat het paspoort altijd hoort bij de plant die in de kar staat.
Het plantenpaspoort is sinds 14 december 2019 verplicht op grond van EU-verordening 2016/2031 voor het verhandelen van planten binnen de Europese Unie. Bedrijven geven het zelf af, en staan zelf in voor de juistheid.
Kweektafel 3, voorjaarsronde
Voorbeeldweergave
P-2601
Hydrangea paniculata
Paspoort klaar
P-2607
Carpinus betulus
Paspoort klaar
P-2612
Lavandula angustifolia
Uit P-2604
P-2618
Buxus sempervirens
Herkomst vast
P-2623
Salvia nemorosa
Gesplitst
P-2630
Acer campestre
Geleverd
Het knelpunt
De partij staat op de tafel, de herkomst staat in iemands hoofd
Kwekerijen werken nauwkeurig in de teelt, maar de administratie eromheen groeit vaak mee als een verzameling losse lijsten. Zolang niemand ernaar vraagt gaat dat goed. Bij een terugmelding of een controle wordt het ineens spannend.
-
Splitsen zonder spoor
Een partij gaat over drie tafels, de helft wordt opgepot en een deel gaat door naar een collega. In het rekenblad blijft een regel staan, maar welke plant uit welke moederpartij komt is niet meer terug te lezen.
-
Etiketten die niet meer kloppen
Er wordt een stapel etiketten vooruit gedrukt. Als de partij daarna verandert van samenstelling, gaan de oude etiketten toch mee de kar op, en staat er een code op die niet bij de inhoud hoort.
-
Alles hangt aan een paar mensen
De teeltleider weet precies hoe het zit. Staat die op vakantie of komt er in het seizoen een uitzendkracht bij, dan valt de kennis weg en worden regels op gevoel ingevuld.
-
Zoeken op het verkeerde moment
Een afnemer meldt een probleem met een levering van vorig jaar. Dan begint het uitzoeken in oude bonnen, mappen en telefoons, terwijl de rest van het bedrijf gewoon doordraait.
De aanpak
Van moederplant tot verkoopbon in vier stappen
Plantpaspoort Pro volgt de manier waarop op een kwekerij echt gewerkt wordt: er komt materiaal binnen, het wordt vermeerderd, verdeeld en uiteindelijk verkocht. Elke handeling laat een spoor achter.
-
Leg de bron vast
Je voert een binnenkomende partij of je eigen moederplant in met leverancier, ontvangstdatum, gewas en aantal. De bijgeleverde paspoortgegevens haal je in een keer over, zodat je ze later niet hoeft te zoeken.
-
Werk mee met de teelt
Oppotten, wijderzetten, splitsen en samenvoegen leg je vast als handeling. Elke nieuwe partij verwijst naar de partij waar hij uit komt, dus de keten blijft heel, ook als er drie keer verdeeld wordt.
-
Druk het etiket af
Op het moment dat er geleverd wordt, maak je het plantenpaspoort aan met de gegevens die al vaststaan. Geen overtypen, geen stapel voorgedrukte etiketten die niet meer klopt met de partij op de kar.
-
Toon de keten als het nodig is
Bij een vraag van een afnemer of een controle open je de partij en zie je de hele lijn: waar hij vandaan komt, hoe hij is gesplitst en naar wie hij is gegaan. Uitdraaien of exporteren kan direct.
Wat het bijhoudt
Zeven onderdelen die de partijadministratie dragen
Geen algemeen pakket met een kweekmodule erbij, maar onderdelen die zijn gebouwd rond de handelingen op de kweektafel en in de handel.
Etiketten in jouw formaat
De paspoortgegevens komen op een etiket in het formaat dat je printer aankan. Je stelt de indeling een keer in en drukt daarna per partij of per levering af.
Splitsen en samenvoegen
Verdeel een partij over meerdere tafels of voeg restanten samen. Het systeem maakt de nieuwe partijen aan en houdt alle herkomsten vast, zodat een terugmelding tot de bron te herleiden is.
Leveringen en afnemers
Koppel een levering aan de afnemer en de verkoopbon. Zo zie je per partij niet alleen waar hij vandaan komt, maar ook waar hij naartoe is gegaan en op welke datum.
Werken op het erf
Het scherm is gemaakt voor een telefoon met natte handen ernaast. Je zoekt een partij op code, boekt een handeling en gaat verder, zonder eerst naar kantoor te lopen.
Controleoverzicht per partij
Een overzicht dat de keten van een partij op een pagina zet: bron, handelingen, afgiftes en leveringen. Bedoeld om aan een inspecteur of een afnemer te laten zien.
Export en bewaren
Je administratie is van jou. Alles is te exporteren als bestand, wat past bij de fiscale bewaarplicht van zeven jaar en bij het idee dat je nooit vast moet zitten aan een leverancier.
Wat het oplevert
Rust in het seizoen, en een antwoord als er gebeld wordt
De winst zit niet in mooiere lijstjes, maar in de momenten waarop het erop aankomt.
-
Je vindt een partij in seconden
Een afnemer belt over een levering van een half jaar geleden. Je zoekt op partijcode of op verkoopbon en ziet direct wat eruit is gegaan en waar het vandaan kwam.
-
Etiketten kloppen met de kar
Omdat het paspoort op het moment van leveren wordt aangemaakt, hoort de code altijd bij de partij die daadwerkelijk wordt meegegeven.
-
Nieuwe krachten draaien sneller mee
De vaste volgorde van handelingen maakt de werkwijze zichtbaar. Een seizoenskracht hoeft niet te weten hoe het altijd ging, maar volgt het scherm.
-
Een controle wordt een kwestie van tonen
Je hoeft niets in elkaar te zetten voor het bezoek. De keten staat er al, en de uitdraai maak je terwijl de inspecteur meekijkt.
Eerlijk verhaal
Wat je wel en niet van Plantpaspoort Pro moet verwachten
Wij tonen geen klantenlogo's en geen beoordelingen. Wel vertellen wij precies wat het product doet, welke regel erachter zit en wat er met je gegevens gebeurt.
Dit doet het wel
- Partijen, herkomst, splitsingen en leveringen vastleggen.
- Plantenpaspoorten aanmaken en afdrukken op basis van jouw partijgegevens.
- De keten van een partij tonen en exporteren.
Dit doet het niet
- Het beoordeelt niet of jouw partij vrij is van ziekten en plagen: dat blijft teeltwerk en keuring.
- Het vervangt je boekhouding en je verkooppakket niet.
- Het meldt niets namens jou bij een instantie, jij blijft zelf aan zet.
De regel erachter
Het plantenpaspoort is sinds 14 december 2019 verplicht op grond van EU-verordening 2016/2031 voor het verhandelen van planten binnen de Europese Unie. Bedrijven moeten geregistreerd zijn bij de NVWA en zijn zelf verantwoordelijk voor de afgifte. De NVWA houdt toezicht.
Werk je ook met gewasbeschermingsmiddelen, dan hoort daar een eigen administratie bij met onder meer perceel, middel, dosering en datum, en een bewijs van vakbekwaamheid.
Gegevens en privacy
Je gegevens worden opgeslagen bij een verwerker binnen de Europese Unie. De Algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing sinds 25 mei 2018 en in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG, is leidend. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Het gaat vooral om bedrijfsgegevens en contactgegevens van afnemers. Lees de privacyverklaring voor de details.
Wie erachter zit
Plantpaspoort Pro is gemaakt door Jimenez Julien, die administratiesoftware bouwt voor bedrijven met een registratieplicht. Hij schrijft ook de artikelen in de kennisbank. Lees op de auteurspagina hoe hij werkt en waarom deze regels hem bezighouden.
Na het formulier
Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox van de maker, niet bij een verkoopafdeling. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel voor een demo van ongeveer een half uur waarin wij jouw eigen partijen als voorbeeld gebruiken.
Geschetste situatie, geen klantverhaal
Zo ziet het eruit in de praktijk
Stel: je hebt in het voorjaar 1.200 stekken Lavandula angustifolia opgepot. Achthonderd blijven op tafel drie, vierhonderd gaan naar een collega-kweker. In augustus levert de collega een deel door aan een tuincentrum, en dat tuincentrum stelt in het najaar een vraag over de herkomst.
Omdat elke splitsing een nieuwe partij met verwijzing heeft opgeleverd, is die vraag in een paar tikken beantwoord: je toont de moederpartij, de splitsing van april en de levering van augustus. Wil je dat helemaal uitgeschreven zien, lees dan hoe wij een partij volgen van stek tot verkoopbon.
Tarieven
Drie opzetten, van een tafel tot een hele kwekerij
Je betaalt per maand en zegt per maand op. Alle prijzen zijn exclusief 21 procent btw. Twijfel je welke opzet past, vraag dan een demo aan en kies daarna pas.
Tafel
24 euro
per maand, exclusief 21 procent btw- Een gebruiker en een locatie
- Onbeperkt partijen en herkomstregels
- Etiketten met traceerbaarheidscode afdrukken
- Partijoverzicht exporteren als bestand
- E-mailhulp bij het inrichten
Kas
49 euro
per maand, exclusief 21 procent btw- Tot vijf gebruikers op een locatie
- Splitsen, samenvoegen en doorleveren met historie
- Leveringen koppelen aan afnemer en verkoopbon
- Scannen met de telefoon op de kweektafel
- Controleoverzicht per partij met een druk op de knop
Kwekerij
89 euro
per maand, exclusief 21 procent btw- Onbeperkt gebruikers, meerdere locaties
- Rechten per medewerker en per teelt
- Sjablonen voor je eigen etiketformaten
- Koppeling met je verkoopadministratie via export
- Jaarlijkse doorloop van de inrichting met de auteur
Meerdere locaties, een eigen etiketstraat of een koppeling met je verkoopsysteem? Vraag een offerte op maat aan via het contactformulier, dan rekenen wij het samen door.
Veelgestelde vragen
Vragen die kwekers en tuincentra ons stellen
Staat je vraag er niet bij, stel hem dan gerust via het contactformulier onderaan deze pagina.
Voor welke planten heb ik een plantenpaspoort nodig?
Het plantenpaspoort is sinds 14 december 2019 verplicht op grond van EU-verordening 2016/2031 voor het verhandelen van planten binnen de Europese Unie. In de praktijk raakt dat vrijwel elke kweker die aan andere bedrijven levert. Plantpaspoort Pro legt per partij vast welke gegevens op het etiket horen, zodat je die vraag niet bij elke levering opnieuw hoeft uit te zoeken.
Wie is verantwoordelijk voor de afgifte van het paspoort?
Bedrijven moeten geregistreerd zijn bij de NVWA en zijn zelf verantwoordelijk voor de afgifte. Je drukt het paspoort dus zelf af en staat zelf in voor de juistheid van de gegevens. Plantpaspoort Pro maakt het etiket aan op basis van de partijgegevens die al in het systeem staan, zodat er niets met de hand wordt overgetypt.
Ik werk nu met Excel en een etiketprinter. Kan ik overstappen?
Ja. Je begint met de partijen die op dit moment op de kweektafel of in de container staan en voert die in met hun herkomst. Bestaande lijsten kun je als bestand inlezen, waarna je ze per partij nakijkt. Je etiketprinter blijft gewoon in gebruik, want Plantpaspoort Pro levert de etiketten aan in het formaat dat je printer aankan.
Kan ik partijen splitsen, samenvoegen en doorleveren?
Dat is de kern van het systeem. Elke handeling maakt een nieuwe partij aan die verwijst naar de partij waaruit hij komt. Splits je een partij over drie kweektafels, dan houden alle drie de nieuwe partijen de herkomst vast. Bij een samenvoeging bewaart de nieuwe partij alle herkomsten, zodat een terugmelding altijd tot de bron te herleiden is.
Hoe lang blijven mijn partijgegevens bewaard?
Je administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Plantpaspoort Pro verwijdert daarom geen partijhistorie zodra een partij is verkocht, maar zet die op non-actief en houdt de keten volledig zichtbaar. Je kunt de volledige administratie op elk moment als bestand exporteren, ook als je stopt met het abonnement.
Blijven de gegevens binnen de Europese Unie?
Ja. De gegevens worden opgeslagen bij een verwerker binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, is leidend. Wij verwerken vooral bedrijfsgegevens en contactgegevens van afnemers, geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.
Wat gebeurt er bij een controle van de NVWA?
Je opent het partijoverzicht en toont de keten van de gecontroleerde partij: herkomst, alle splitsingen en de leveringen die eruit zijn voortgekomen. Van elke afgifte staat vast wanneer die is gedaan en welke gegevens op het etiket stonden. Je kunt dat overzicht ter plekke uitdraaien of als bestand meegeven.
Zit ik vast aan een lange looptijd?
Nee. De abonnementen lopen per maand en je zegt per maand op. De prijzen op deze pagina zijn per maand en exclusief 21 procent btw. Voor kwekerijen met meerdere locaties of een eigen etiketstraat maken wij een offerte op maat, zodat je niet betaalt voor plekken die je niet gebruikt.
Uit de kennisbank
Laatste artikelen over paspoorten en partijen
Praktische stukken over de administratie op de kwekerij, geschreven vanuit de handelingen die je toch al doet.
Veelgestelde vragen
Moet een tuincentrum het plantenpaspoort bewaren en meegeven als het planten doorverkoopt?
Moet er een paspoort mee naar de consument, en wat doe je bij herverpakken? De vragen die tuincentra het vaakst stellen, kort beantwoord.
Praktijkvoorbeeld
Wanneer ontstaat er een nieuwe partij op weg van het stek naar de verkoopbon?
Een geschetste partij vaste planten volgen wij door een heel seizoen: stek, oppotten, splitsen over tafels, etiketteren en uitleveren.
Vergelijking
Kun je plantenpaspoorten in Excel blijven bijhouden of heb je er software voor nodig?
Wanneer voldoet een rekenblad nog, en waar gaat het knellen? Een eerlijke vergelijking op invoer, splitsen, etiketten en controle.
Contact
Laat zien hoe jouw partijen lopen, dan laten wij zien hoe het scherm meeloopt
Vertel kort welke gewassen je kweekt, hoe je nu registreert en waar het wringt. Wij nemen jouw situatie als uitgangspunt in de demo, niet een standaardvoorbeeld.
Wat je kunt verwachten
- Antwoord binnen twee werkdagen, van de maker zelf.
- Een demo van ongeveer een half uur, op afstand, met jouw eigen partijen als voorbeeld.
- Een eerlijk advies, ook als je met je huidige werkwijze prima uit de voeten kunt.
- Geen belrondes achteraf en geen nieuwsbrief die je niet hebt aangevraagd.
Liever gewoon een e-mail? Schrijf naar jimenezjulien42@gmail.com en noem je bedrijfsnaam en je gewassen, dan reageren wij binnen twee werkdagen.