Wanneer ontstaat er een nieuwe partij op weg van het stek naar de verkoopbon?

Op papier is een partij een groep planten met dezelfde herkomst. Op de kweektafel is het iets veel bewegelijkers: er wordt opgepot, verdeeld, bijgezet en afgeschreven, en bij elke handeling verschuift de vraag of je nog met dezelfde partij te maken hebt. In dit artikel volgen we een geschetste partij vaste planten door een heel seizoen en benoemen we per moment of er een nieuwe partij ontstaat.

Waarom dit de lastigste vraag van de hele administratie is

Kwekers hebben zelden moeite met het invullen van een etiket. Waar het wringt, is de vraag daarvoor: hoort deze kar bij de partij van vorige maand, of is dit iets nieuws? Wie die vraag telkens anders beantwoordt, houdt een administratie over die per medewerker verschilt.

De maatstaf is simpeler dan hij lijkt. Er ontstaat een nieuwe partij zodra de groep planten die je voor je hebt niet meer één op één overeenkomt met de vorige groep. Verandert de samenstelling, de herkomst of de eenheid waarin je levert, dan verandert de partij. Blijft alles gelijk en verplaats je alleen planten, dan verandert er niets aan de identiteit en registreer je een verplaatsing.

Die maatstaf klinkt abstract tot je hem op een echt seizoen legt. Daarom hieronder een voorbeeld.

Het uitgangspunt van dit voorbeeld

Wat volgt is een geschetste situatie, opgesteld om de werkwijze te laten zien. Het gaat niet om een bestaand bedrijf en het is geen klantverhaal. De aantallen zijn rond gekozen zodat je het rekenwerk kunt volgen.

De kwekerij in dit voorbeeld teelt vaste planten en levert aan tuincentra, hoveniers en een handelaar. We volgen één gewas: Geranium macrorrhizum 'Spessart'. Voor de codes gebruiken we de opbouw jaartal, gewasafkorting en volgnummer, met een letter voor een afsplitsing.

Het seizoen, moment voor moment

Februari: het stek komt binnen

Er arriveert een zending onbewortelde stek van een leverancier uit een ander land van de Europese Unie, met een plantenpaspoort op de zending. Dat inkomende paspoort is het beginpunt van de hele keten: je legt het vast bij de partij die je aanmaakt, inclusief de code die de leverancier eraan gaf en het land van oorsprong.

Hier ontstaat partij 26-GER-014, tweeduizend stekken. Nieuwe partij, want de planten komen van buiten en hebben een eigen, van jou onafhankelijke herkomst.

April: bewortelen en oppotten

Na de opkweek gaan achttienhonderd bewortelde stekken in een pot. Tweehonderd vallen uit. De vraag is nu of het oppotten een nieuwe partij oplevert.

Het antwoord is ja, en de reden is de eenheid. Van dit moment af verhandel je potten, niet stekken. Aantal, potmaat en standplaats veranderen allemaal. Er ontstaat partij 26-GER-031 met achttienhonderd potten, met 26-GER-014 als bronpartij. De uitval registreer je op de bronpartij, niet als een aparte partij, want die planten verlaten het bedrijf niet.

Mei: verdelen over drie tafels

De potten gaan naar drie plekken: twee kweektafels en een buitencontainer. Dit is het moment waarop de meeste bedrijven een keuze maken die ze de rest van het seizoen dragen.

Verdeel je alleen fysiek en blijft de partij als geheel verkoopbaar, dan is dit een verplaatsing en houd je 26-GER-031 in stand met drie standplaatsen. Ga je de drie delen apart verkopen, apart bijmesten of apart etiketteren, dan splits je echt: 26-GER-031A met zevenhonderd potten, 26-GER-031B met zevenhonderd en 26-GER-031C met vierhonderd.

In dit voorbeeld kiest de kwekerij voor splitsen, omdat de buitencontainer later oogst dan de kappen. Alle drie de delen houden 26-GER-031 als bron, en daarmee ook het inkomende paspoort van februari.

Juni: restanten samenvoegen

Van een oudere teelt van hetzelfde gewas staan nog honderdvijftig potten uit partij 25-GER-088. Die worden bij 26-GER-031C gezet om samen als één handelseenheid uit te leveren.

Dit is de handeling waar het in rekenbladen misgaat. Twee herkomsten in één kar betekent een nieuwe partij die beide bronnen vasthoudt: 26-GER-047, vijfhonderdvijftig potten, met 26-GER-031C en 25-GER-088 als herkomst. Wie hier alleen de aantallen optelt, kan een terugmelding later niet meer tot de juiste stekleverancier herleiden.

Augustus: etiketteren voor de eerste levering

De eerste bestelling gaat naar een tuincentrum. Nu pas komt het paspoortetiket in beeld, en dat is geen toeval: het etiket is de weergave van de partij, niet de plek waar de partij ontstaat.

Op het etiket staan de botanische naam, het registratienummer waaronder de kwekerij bij de NVWA bekend is, de traceerbaarheidscode van de partij en het land van oorsprong. Er ontstaat hier geen nieuwe partij: je drukt af wat er al ligt. Hoe je die afgifte praktisch inricht, staat uitgewerkt in de praktische gids voor het afgeven van een plantenpaspoort.

September: uitleveren

Er gaan driehonderd potten uit 26-GER-031A naar het tuincentrum. De deellevering is geen nieuwe partij, maar een uitgaande boeking op de bestaande partij, met datum, afnemer, aantal en pakbonnummer. De partij houdt vierhonderd potten over.

Belangrijk is dat de traceerbaarheidscode doorloopt naar de pakbon en de verkoopbon. Zonder die koppeling weet je later wel welke partij je had, maar niet welk deel waarheen ging. Bij levering binnen de Europese Unie aan een ondernemer met een geldig btw-identificatienummer geldt bovendien het nultarief, en ook dat bewijs wordt makkelijker als partij en bon aan elkaar hangen.

Oktober: de rest gaat de winter in

Wat over is uit 26-GER-047 wordt teruggezet en overwintert. De partij blijft bestaan met een aangepast aantal en een nieuwe standplaats. Pas als er in het volgende voorjaar wordt verpot of opnieuw verdeeld, ontstaat er weer iets nieuws.

De keten op één bladzijde

De partijen die in dit geschetste seizoen ontstaan, met hun herkomst

Moment	Code	Aantal	Bronpartij	Nieuwe partij?
Ontvangst stek	26-GER-014	2.000 stekken	Leverancier, inkomend paspoort	Ja
Oppotten	26-GER-031	1.800 potten	26-GER-014	Ja
Splitsen tafel 1	26-GER-031A	700 potten	26-GER-031	Ja
Splitsen tafel 2	26-GER-031B	700 potten	26-GER-031	Ja
Splitsen container	26-GER-031C	400 potten	26-GER-031	Ja
Samenvoegen met restant	26-GER-047	550 potten	26-GER-031C en 25-GER-088	Ja
Overwinteren	ongewijzigd	ongewijzigd	ongewijzigd	Nee, verplaatsing
Deellevering tuincentrum	26-GER-031A	300 uit 700	ongewijzigd	Nee, uitgaande boeking

De vuistregel die hieruit volgt

Uit het seizoen hierboven komt een regel die je op een A4 in de schuur kunt hangen.

• Komt er iets van buiten binnen, dan is het een nieuwe partij.
• Verandert de eenheid waarin je verhandelt, zoals van stek naar pot, dan is het een nieuwe partij.
• Gaan planten met een verschillende herkomst bij elkaar, dan is het een nieuwe partij met meerdere bronnen.
• Ga je delen apart behandelen, verkopen of etiketteren, dan is elk deel een nieuwe partij.
• Verplaats je alleen, of lever je een deel uit, dan blijft de partij bestaan en registreer je de gebeurtenis.

Wie deze vijf regels vastlegt en er niet van afwijkt, heeft het moeilijkste deel van de partijadministratie gehad. De rest is invoerdiscipline, en die krijg je op gang met het stappenplan voor het invoeren van partijtracering.

De terugzoekoefening, achterstevoren

De proef op de som gaat de andere kant op. Stel dat het tuincentrum in oktober belt over de zending van september en een code doorgeeft.

1. De code op de bon leidt naar 26-GER-031A.
2. Die verwijst naar 26-GER-031, en die naar 26-GER-014.
3. Bij 26-GER-014 hangt het inkomende paspoort van de stekleverancier, met land van oorsprong.
4. Vanaf 26-GER-031 lopen ook 031B en 031C, en via 031C de samengevoegde partij 26-GER-047.
5. Van elk van die partijen zie je welke leveringen eruit zijn gegaan, aan wie en wanneer.

Binnen een paar minuten weet je dus zowel waar de planten vandaan kwamen als welke andere afnemers mogelijk hetzelfde uitgangsmateriaal hebben gekregen. Dat is precies de tweezijdige traceerbaarheid waar de plantgezondheidsregels van de Europese Unie sinds eind 2019 om vragen.

Waar dit in de praktijk stukloopt

Drie dingen gaan in dit soort ketens het vaakst mis, en ze zijn alle drie te voorkomen.

Het eerste is de samenvoeging in juni die niemand registreert, omdat het maar honderdvijftig potten waren. Het tweede is een medewerker die bij het splitsen dezelfde code laat staan omdat het sneller gaat. Het derde is een deellevering die wel op de pakbon staat maar niet in de partijadministratie, waardoor het restant op papier groter is dan op de tafel.

Alle drie ontstaan ze door afstand tussen de handeling en de registratie. Wie de mutatie vastlegt op de plek waar hij gebeurt, met een scan van de code, heeft er geen last van. En verkoop je zelf ook door aan consumenten of collega-winkels, kijk dan ook naar de vragen die tuincentra over plantenpaspoorten stellen, want daar gelden weer eigen regels.

Conclusie: de partij ontstaat bij de handeling, niet bij de printer

Het seizoen hierboven laat zien dat een etiket nooit het beginpunt is. Elke nieuwe partij ontstaat op het moment dat iemand met planten iets doet: oppotten, verdelen, samenvoegen. Leg je die momenten vast, dan is het paspoort een afdruk van iets dat al klopt, en is een terugmelding een kwestie van minuten in plaats van dagen. Daarvoor is het partijoverzicht van Plantpaspoort Pro gebouwd, met codes die automatisch ontstaan, herkomst die bij splitsing en samenvoeging meereist, en leveringen die aan de partij vastzitten.

Wil je jouw eigen keten een keer op deze manier natekenen, stuur dan een beschrijving van je teeltschema via het contactformulier, dan lopen we hem samen door. Meer over de achtergrond van deze aanpak staat op de auteurspagina van Jimenez Julien.